A papír alapú számlázásról való áttérés elektronikus számlakezelésre, több milliós megtakarítást jelenthet már kis- és középvállalati szinten is. Mindez nem jelent luxus beruházást, a beérkező és kimenő számla állomány teljes digitalizációja pedig jelentős hatékonyság javulást és érezhető költségmegtakarítást hoz magával.
„Egy online számlázó programban digitálisan létrehozott számla automatikusan még nem lesz elektronikus számla, így papír alapú verziójára is szükség van, de mindenképpen egyszerűbbé teszi például a július 1-től életbe lépő új NAV előírásnak megfelelő számla regisztrációt. Éppen ezért várható, hogy tömegesen térhetnek át digitális számlázásra a vállalatok és vállalkozók a következő időszban.” – mondta el Somkuti András a Docler Holding elnök vezérigazgatója és az e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője. Ettől az időponttól minden belföldi adóalany felé kiállított számláról adatot kell szolgáltatni a NAV digitális rendszerében. Könnyen belátható, hogy mindez az online számlázó programok segítségével egyszerűbben megtehető, mint a kézzel írott papír számlatömbök, illetve a számítógépre telepített számlázóprogramokkal készített és kinyomtatott számlák használatával. Fontos érteni azt is, hogy ha egy befogadásra kerülő, kinyomtatott számlát, hosszútávon elektronikusan akar megőrizni a cég, akkor szükséges azt, hiteles másolatkészítéssel elektronikussá konvertálni.
Beérkező és kimenő számlák teljes digitalizációja ma már nem luxus
Már egy közepes vállalat esetén is éves szinten akár 5-10 ezer papír alapú számla keletkezhet. Ezek nyomtatása, postázása, tárolása és szakszerű archiválása, adott esetben visszakeresése jelentős költségeket és munkaidő ráfordítást igényel.
- Ha egy vállalat áttér a kimenő számlák esetén e-számlázásra, azonnal megtakarítható a nyomtatás és postaköltség.
- Amennyiben a bejövő számlákat is digitálisan kezelik, “érkeztetik” – az alvállalkozók által küldött e-számlákat törvényileg megfelelő módon archiválják, a papíron beérkező számlákat pedig, szintén a törvényileg szabályozott módon, automatizáltan digitalizálják (e-konverzió, hiteles másolatkészítés) – akkor rengeteg adminisztrációra fordított munka is megtakarítható, miközben eltűnik a számlák papír alapú tárolásának költsége is.
„A teljesen elektronikus számlakezelés ma már nem luxus. Léteznek olyan megoldások, melyeknek segítségével szinte egyik napról a másikra bevezethető mindez, akár a vállalat saját ügyviteli rendszeréhez csatlakoztatva, abba integrálva.” – tette hozzá Somkuti András. Egy ilyen rendszer a NAV 2.0 platformhoz is csatlakoztatható, mellyel számos adminisztrációs munkafolyamat automatizálható, például a számlák adatainak automatikus lekérdezése és betöltése a könyvelő rendszerbe, amelyet eddig többnyire manuálisan végeztek.
5 ok, amiért megéri átterelni a vállalati számlakezelést a digitális világba
| Elektronikus számlabefogadó és feldolgozó rendszer | Hagyományos „papíralapú” számlakezelő rendszer |
| 1. A jogszabályoknak megfelelve e-számlát fogadhat be és digitálisan tárolhatja, kezelheti számláit a vállalat. | 1. Az e-számlák nehezen illeszthetők be a papíralapú ügymenetbe, ugyanúgy kezelődnek, mint a papír számlák (ki kell őket nyomtatni). |
| 2. A papír alapú számlákról automatizált módon hiteles elektronikus másolatot készíthet a 451/2016 (XII. 19.) kormányrendelet szerint (e-konverzió), így azokat papír alapon már nem kell megőrizni. | 2. A papír alapú számlák könyvelési adminisztrációjának idő- és költségigénye magas. |
| 3. A NAV 2.0-nak köszönhetően a számlák összes adata automatikusan lekérhetők lesznek. Hazánkban elterjedt számlázó rendszerekhez könnyen illeszthető a számla digitalizáló rendszer. | 3. Gyakoribb a hibázási lehetőség, hosszabb hibakeresési idő, magasabb a számlák kezelésre, könyvelésére fordított idő. |
| 4. Az elektronikusan archivált számlák szükség esetén könnyen visszakereshetők a számítógépes hálózatban. | 4. Esetleges adóhatósági ellenőrzés időigényesebb, a számlákat szükség esetén nehéz visszakeresni. |
| 5. A digitalizálásnak köszönhetően nincs többé papír alapú tárolás, eltűnik a nyomtatási és postaköltség. | 5. A fizikai tárolás költséges és nem biztonságos. |
