Ugyan több évtizede óta létezik az elképzelés egy valamikori papírmentes irodáról, ez máig nem valósult meg, és talán soha nem is fog. De a felhő alapú fejlesztések, a digitális munkafolyamatok és az elektronikus tartalomfelügyelet (ECM – Electronic Content Management) mind csökkentik az irodák által felhasznált papírmennyiséget.
Az AIIM non-profit kutatócsoport felmérése szerint a cégek többségénél a papíralapú dokumentációban fokozatos csökkenés figyelhető meg. Tény, hogy a papírfelhasználás és a másolatok száma a szervezetek 35 százalékánál csökkent (bár összességében 32 százalékkal nőtt), míg a legnagyobb vállalatok esetében 15 százalékos nettó csökkenés figyelhető meg.
Ugyancsak egy friss beszámoló alapján, amelyet a CompTia IT iparági szövetség készített, a cégek 80 százaléka törekszik arra, hogy kevesebb papírt használjon fel irodáiban. Ráadásul, ötből egy vállalat igyekszik mindezt még magasabb szintre emelni. A kutatás kimutatta, hogy számos tényező ösztönzi a vállalatokat egy digitalizáltabb iroda kialakítására, többek között a hatékonyság növelése, az információk feletti ellenőrzés kiterjesztése, de mindenek felett a vállalat költségeinek csökkentése.
A vállalati tartalomfelügyelet (ECM) egy kulcsfontosságú megoldás az összes vállalati információ hatékony bevitelére, felügyeletére és elérésére, formátumtól függetlenül. Ez segíti a vállalatokat abban, hogy hatékonyabban használják, tárolják és érjék el az információkat a papír mellett számos más formában – adatfolyamokban, elektronikus fájlokban, videókban, webes tartalmakban és email-ekben.
Az IDC elemző cég becslései alapján a ‘digitális univerzum’ évente 40 százalékkal bővül, és 2020-ra eléri a 44 zettabájtot. Már pusztán az üzleti tartalmak kezelése is ijesztő méreteket ölthet. Ahhoz, hogy elkerüljük a káoszt, két fontos képességre van szükségünk. Az első a cégünkben és a szélesebb piacon bekövetkező változásokra való gyors reagálás. A másik annak a képessége, hogy a szervezet adatait rendszerezni tudjuk, továbbá megtaláljuk a migráció és az összes későbbi munkafolyamat zökkenőmentes végrehajtásához szükséges eljárásokat és eszközöket.
Mindkét elem megkívánja az ECM alkalmazások használatát a nyilvántartások kulcsszavas és teljes szöveges kereséssel való elérésének optimalizálásához, lehetővé téve a dolgozóknak, hogy azonnal megkaphassák a keresett információt, közvetlenül a számítógépükre (vagy mobilkészülékükre), ahelyett, hogy több alkalmazásban vagy papíralapú nyilvántartásokban kellene keresgélniük.
Ezek a rendszerek csökkenthetik a tárolási, a papír és a postázási igényekeket, hatékonyabbá tehetik a dolgozókat, és jobb, megalapozottabb döntéseket eredményezhetnek a vállalaton belül – ezek mindegyike csökkenti az információkezelés költségeit. Egy olyan üzleti környezetben, amelyet a felhő, a mobilitás, az elemzés és a közösségi kommunikáció összefonódása jellemez – amire az IDC az innováció és a növekedés harmadik platfomjaként utal, – ez létfontosságú.
Számos megközelítést figyelembe vehetünk, a kérdés az, hogy melyik működik a legjobban. A válasz több tényezőtől függ, beleértve az érintett cég méretét és folyamatainak bonyolultságát. Ugyanakkor három olyan kulcs elem van, amelyet minden vállalatnak figyelembe kell vennie:
Elemzés
Az első és legfontosabb a vállalkozás elemzésének szükségessége, valamint a projekt működési területének és korlátainak világos meghatározása. Rengeteg digitalizációs projekt azon bukik el, hogy nincs megfelelően kijelölve a működési területe, továbbá azért is, mert nincs pontosan meghatározva, hogy mit tekintünk sikernek.
Ha meghatároztuk a célokat és a működési területet, a következő lépés a jelenlegi és jövőbeli folyamatok modellezése. Az üzletifolyamat-kezelő (Business Process Management – BPM) eszközök időt takarítanak meg, és hatékony módszert kínálnak a folyamat életciklusok összes interakciójának.számbavételéhez, továbbá automatikusan generálnak munkafolyamat és használati útmutatókat ezek feltérképezéséhez.
Kivitelezés
Ma olyan innovatív és egyszerű megoldások léteznek, amelyek a digitalizálási folyamatot sokkal zökkenőmentesebbé, költséghatékonyabbá és könnyebben megvalósíthatóvá teszik, mint korábban bármikor.
Például a szkennelő hardverbe integrált automatikus karakter- és dokumentum-felismerés , automatizálhatja a teljes adatbeviteli és indexelési folyamatot.
Ehhez hasonlóan az erőteljes, felhő alapú elektronikus dokumentumkezelő (EDM) megoldások is a kis- és nagyvállalatok rendelkezésére állnak. Biztonságos és méretezhető platformot nyújtanak mindenféle üzleti tartalom kezeléséhez, még a jogilag érzékeny információkhoz is.
Végezetül pedig a nagyobb ügyfelek számára – amelyeknél a digitalizálást egy nagyobb együttműködési folyamatrendszerbe kell integrálni –, léteznek olyan testreszabott megoldások, amelyeket egyszerűen össze lehet kapcsolni a vállalat saját és külső alkalmazásaival. Ezeket a megoldásokat akár az ügyfélnél, akár felhőből is lehet futtatni.
Telepítés
Amint elkészült az elemzés és a tervezés, ideje telepíteni a hardverek és szoftverek azon kombinációját, amely segíti a vállalat digitalizálását.
Ennek megvalósításához kis- és nagykapacitású berendezésekre egyaránt szükség van. A pontos mennyiségek és elhelyezések a vállalkozás egyéni igényeinek függvényében változnak, de a nagyvolumenű központi feldolgozási területek, valamint a különálló szkennerek és multifunkciós nyomtatók megfelelő kombinációjával biztosítható, hogy a vállalat minél több adata digitalizálva legyen.
A hardverek telepítésével párhuzamosan a szoftverek telepítését is el kell végezni. Ennek révén zökkenőmentesen megvalósítható az automatizálás és egyszerűség kombinációja, olyan hatékony feldolgozással, kereséssel, tartalomfelügyelettel és munkafolyamatokkal kiegészülve, amelyek maximalizálják a digitalizációs átalakulás értékét.
Ez a megvalósítási modell illeszkedik abba a jelenleg zajló, gyors és masszív konvergenciába, amely összehozza a mobilitást, a felhőt, a közösségi médiát és az analitikát. Az üzletifolyamat-felügyelet, a képalkotás- és nyomtatás-felügyelet, valamint a vállalati tartalomfelügyelet a kezdetektől fogva együttműködnek a nagyobb üzleti haszon elérése érdekében.
Következtetés
Végső soron a papír az üzleti tartalmak legértéktelenebb formája. Rövid életű, statikus, nem lehet rajta könnyedén keresni és kevésbé biztonságos. Ugaynakkor a digitalizált dokumentumok növelik az üzleti információink értékét, és több hasznos felhasználási területük is van.
Napjaink információrobbanása elárasztással fenyegeti a vállalatokat, és a szervezetek elérkeznek egy ponthoz, amelynél pusztán papír alapú folyamatokkal egyszerűen nem tudnak lépést tartani a fejlődéssel. Erre csak a digitálizálással válnak képessé
Ez a három fázis bármely cég számára segítséget jelenthet abban, hogy gondosan és módszeresen megtervezze a váltást (akár a cég egy konkrét szektorára, akár mindenre kiterjedően), s digitalizált irodává váljon.
Van még egy fontos szempont, amelyet minden fázisban figyelembe kell vennünk – ez a változás-menedzsment. Elengedhetetlen, hogy a felhasználókat a projekt minden szakaszában bevonjuk a folyamatokba. Végső soron ugyanis a felhasználók elfogadási hajlandóságát nem az befolyásolja, hogy milyen erőteljes vagy menő a technológia, hanem az, hogy az alkalmazottak milyen szívesen használják. Tehát nagyon fontos kiemelni a bekövetkező változásokat, hangsúlyozni az előnyeit a használói számára, és meghallgatni a visszajelzéseiket már a kezdetektől.
A legvégén két tényező marad: a tartalom és a kontextus. Mindegy, hogy egy számviteli vagy HR osztályt működtetünk, a dokumentumok és más, nem strukturált tartalmak azok, amelyek a napi üzleti tevékenységeinket táplálják. A Lexmark fogja a tartalmat (legyen az bármilyen formátumban) és abban a kontextusban szállítja, amely a speciális üzleti folyamatainkhoz, alkalmazásainkhoz és alkalmazottainkhoz illeszkedik.
Az eredmény pedig egy közvetlen, erőfeszítések nélküli hozzáférés pontosan ahhoz az információhoz, amelyre az adott pillanatban szükségünk van, bárhol is vagyunk – így okosabban, gyorsabban és gondtalanul végezhetjük a munkánkat.